คุณเป็นผู้จัดการที่มีงานเยอะเท่าภูเขาไหม? คุณสรุปข้อเสนอของลูกค้า ตอบอีเมลจำนวนมาก แก้ไขปัญหาข้อขัดแย้งของทีม และพยายามดำเนินการตามแผนเชิงกลยุทธ์สำหรับไตรมาสถัดไป ปฏิทินของคุณเป็นเหมือนปริศนาจิ๊กซอว์ที่เริ่มซับซ้อนขึ้นทุกชั่วโมง….
ในช่วงอลหม่านนี้ ผู้จัดการมักจะลังเลที่จะแจกงานให้กับทีม พวกเขากังวลว่าทีมจะไม่ทำงานให้สำเร็จตามมาตรฐาน หรือกลัวว่าการปล่อยการควบคุมอาจส่งผลเสียต่อความสามารถของพวกเขา บางคนคิดว่าการสอนคนอื่นจะใช้เวลามากกว่าการทำงานด้วยตนเอง
ถึงเวลาเปลี่ยนมุมมองนั้นแล้ว ลองนึกภาพการเปลี่ยนรายการสิ่งที่ต้องทำที่ไม่มีที่สิ้นสุดให้กลายเป็นแผนปฏิบัติการที่ใช้ร่วมกัน โดยที่สมาชิกในทีมที่มีทักษะของคุณเป็นเจ้าของงานต่างๆ ทำให้คุณมีเวลามุ่งเน้นไปที่รายการเชิงกลยุทธ์และภาพใหญ่ที่ต้องการความสนใจของคุณอย่างแท้จริง
นั่นคืออำนาจของการแบ่งงาน มันไม่ใช่การละทิ้งการควบคุม แต่เป็นการเพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพโดยรวม
ในบทความนี้ เราจะเจาะลึกถึงประโยชน์ของการแบ่งงาน คุณจะได้เรียนรู้ว่าการมอบหมายสามารถสร้างผลกระทบเชิงบวกต่อคุณและทีมของคุณได้อย่างไร
สารบัญ
เหตุใดการแบ่งงานจึงมีความสำคัญ?
การแบ่งงานสามารถให้ประโยชน์มากมาย รวมถึงลดภาระงานและความเครียดสำหรับผู้นำหรือผู้จัดการ ขวัญกำลังใจและการมีส่วนร่วมของทีมที่ดีขึ้น และผลผลิตและประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น ลองอ่าน 8 สัญญาณที่บ่งบอกว่าชีวิตของคุณยุ่งเกินไป
“การแบ่งงานคือเรื่องที่ดี ไม่เพียงแต่ช่วยลดภาระงานของคุณเอง แต่ยังพัฒนาพนักงานของคุณ ช่วยให้คุณและทีมมีทักษะและคุณภาพที่มากขึ้น ให้ทำคู่มือ (เนื่องจากคุณไม่ใช่คนเดียวที่รู้วิธีที่จะทำบางสิ่งบางอย่าง) สร้างโอกาสที่ครอบคลุม เพิ่มศักยภาพให้กับผู้คน และรักษาความสามารถไว้” – ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการ Deborah Grayson Riegel
เรามาดูประโยชน์ของการแบ่งงานแต่ละอย่างทีละรายการกันดีกว่า
การใช้ประโยชน์จากเวลา
การแบ่งงานคือสำคัญต่อเวลา ดังที่ Simon Sinek พูดไว้อย่างชัดเจน :
“การแบ่งงานไม่ได้เกี่ยวกับการให้คนอื่นทำในสิ่งที่คุณทำ มันเกี่ยวกับการทำให้คนที่เก่งกว่าคุณทำสิ่งที่คุณทำไม่ได้” – ไซมอน ซิเน็ค
เมื่อผู้นำกระจายงานให้กับสมาชิกในทีม มันไม่เกี่ยวกับการทิ้งงานให้คนอื่น เป็นการใช้ประโยชน์จากเวลาที่ชาญฉลาด เป็นการมอบหมายงานให้อยู่ในมือของผู้ที่ได้รับการฝึกฝนทักษะสำหรับงานเหล่านั้น จะเกิดอะไรขึ้นต่อไปบ้าง นี่คือประโยชน์ที่จะได้รับ :
ความเร็วและความแม่นยำ : มอบหมายงานให้ถูกคน งานจะเสร็จเร็วขึ้น และงานก็สำเร็จลุล่วงไปด้วยดี ไม่มีการแก้ไขไม่รู้จบ ไม่มีการปวดหัว แต่ได้ผลลัพธ์น่าพอใจ
ความเชี่ยวชาญในการดำเนินการ : ลองนึกถึงผู้จัดการฝ่ายการตลาดที่ส่งแคมเปญโซเชียลมีเดียให้กับสมาชิกในทีมที่ใช้ชีวิตและหายใจด้วยแฮชแท็กและการมีส่วนร่วม นั่นไม่ใช่งานที่ต้องระบายออก แต่เป็นการวางงานอย่างมีกลยุทธ์ในตำแหน่งที่มีความชำนาญที่สุด
ดังนั้นการแบ่งงานจึงไม่ได้เกี่ยวกับการละทิ้ง แต่เป็นการใช้มือที่คุณมีบนดาดฟ้าอย่างชาญฉลาดมากกว่า เป็นการเล่นหมากรุกตามเวลา วางตำแหน่งหมากของคุณ ใช้ทีมของคุณและให้พื้นที่ซึ่งพวกเขาสามารถทำงานได้อย่างทรงพลังที่สุด
การจัดเวลาของคุณเพื่อสิ่งที่สำคัญกว่า
การกระจายงานไม่ใช่การมอบหมายงานที่คุณไม่อยากทำ มันเกี่ยวกับการเคลียร์พื้นที่บนโต๊ะของคุณสำหรับสิ่งใหญ่ๆ ซึ่งเป็นงานที่มีเพียงคุณเท่านั้นที่ทำได้
ประหยัดเวลาของคุณ : ส่งงานประจำไปตามขั้นตอน นั่นไม่ใช่การทำงานแบบชาญฉลาด คุณมาทำงานที่นี่เพื่อวางแผนเส้นทาง เพื่อบอกใครๆเรื่องการกำหนดทิศทางของทุกสิ่งทุกอย่าง
การถอย1ก้าวเพื่อมุมมองที่ดีขึ้น : การกระจายงานช่วยให้คุณอยู่เหนือการทำงานในแต่ละวัน มันการหลุดพ้นจากเรื่องไร้สาระ ช่วยให้คุณคิดการใหญ่ มองเห็นโอกาสและความท้าทายที่อยู่ห่างออกไปไกลกว่าเดิม และกำหนดกลยุทธ์อันยิ่งใหญ่ที่นำทางทีม
กล่าวโดยสรุป การมอบหมายงานเล็กๆ น้อยๆ จะช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่งานที่คู่ควรกับความเชี่ยวชาญของคุณ มันไม่ใช่การทิ้งงาน มันเกี่ยวกับการเปิดรับบทบาทของคุณในฐานะนักยุทธศาสตร์ผู้มีวิสัยทัศน์
การอนุญาตให้ผู้อื่นเรียนรู้และพัฒนาทักษะใหม่ๆ
เมื่อคุณกระจายงาน คุณกำลังมอบมากกว่ารายการสิ่งที่ต้องทำ คุณกำลังส่งต่อโอกาสในการเติบโต
ลองคิดดูสิ การมอบหมายงานใหม่ให้สมาชิกในทีมก็เหมือนกับการให้ปริศนาใหม่แก่พวกเขา มันเป็นเรื่องใหม่และน่าสนใจ และมันช่วยขยายสมองของพวกเขาในแบบที่งานประจำไม่สามารถทำได้ นั่นคือวิธีการสร้างทักษะ และนั่นคือวิธีการกำหนดรูปแบบอาชีพ
นอกจากนี้ เมื่อผู้คนเป็นเจ้าของผลงาน พวกเขาก็เป็นเจ้าของผลงานด้วย พวกเขาใส่ใจมากขึ้น พยายามมากขึ้น และมีเป้าหมายที่สูงขึ้น มันไม่ใช่แค่งาน แต่มันเป็นผลงานของพวกเขา และนั่นคือตัวเปลี่ยนเกมสำหรับการมีส่วนร่วมและความมุ่งมั่น
ดังนั้น การมอบหมายงานจึงเป็นมากกว่าการแบ่งเบาภาระของคุณ มันกำลังจุดไฟให้กับทีมของคุณ เติมพลังให้พวกเขาเติบโตในทุกภารกิจที่คุณก้าวข้าม
การเพิ่มความไว้วางใจและการสื่อสารของทีม
การแบ่งงานสามารถส่งเสริมให้สมาชิกในทีมทำงานร่วมกันและทำงานร่วมกันในงานต่างๆ ซึ่งสามารถช่วยทำลายความขัดแย้งขององค์กรและส่งเสริมวัฒนธรรมการทำงานร่วมกันได้
เมื่อสมาชิกในทีมทำงานร่วมกัน พวกเขาอาจต้องสื่อสารกันเพื่อแบ่งปันข้อมูล ให้ข้อเสนอแนะ และประสานความพยายามของพวกเขา ซึ่งจะช่วยสร้างความไว้วางใจและปรับปรุงการสื่อสารภายในทีม
นอกจากนี้ การกระจายงานยังช่วยปรับปรุงความโปร่งใสของทีมอีกด้วย มีโอกาสน้อยลงสำหรับความสับสนหรือความเข้าใจผิดเมื่อสมาชิกในทีมมีความชัดเจนเกี่ยวกับงานที่พวกเขารับผิดชอบและผลลัพธ์ที่พวกเขาคาดว่าจะส่งมอบ
เพิ่มความยืดหยุ่นและคุณภาพของทีม
เมื่อสมาชิกในทีมได้รับโอกาสในการทำงานและความรับผิดชอบใหม่ๆ พวกเขาอาจจำเป็นต้องเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ หรือขยายความรู้ในด้านต่างๆ สิ่งนี้สามารถส่งเสริมการฝึกอบรมข้ามสายงานและการแบ่งปันทักษะ และทำให้พวกเขามีความยืดหยุ่นและปรับตัวได้มากขึ้น
นอกจากนี้ เนื่องจากการมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ช่วยกระจายภาระงานอย่างเท่าเทียมกันมากขึ้น จึงช่วยลดปัญหาคอขวดภายในทีมที่บุคคลหนึ่งรับผิดชอบงานทั้งหมดในพื้นที่เฉพาะ
โดยรวมแล้ว การแบ่งงานสามารถช่วยใช้เวลาและทรัพยากรของทุกคนให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยการเพิ่มเวลา เพิ่มผลผลิต และส่งเสริมความรับผิดชอบและความเป็นเจ้าของผลงาน สิ่งนี้สามารถนำไปสู่ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น และความสำเร็จโดยรวมขององค์กร
บทสรุปเนื้อหา
ด้วยการ คุณจะสามารถควบเวลาของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ แทนที่จะจมอยู่ในทะเลแห่งสิ่งที่ต้องทำไม่รู้จบ คุณกำลังเดินทางโดยเลือกว่าความสนใจและทักษะของคุณจะมีประโยชน์มากที่สุดตรงไหน มันช่วยให้คุณเป็นอิสระจากจุดที่คุณมีค่ามากที่สุด โดยควบคุมเส้นทางแทนที่จะพายเรือเพียงลำพัง
มองการแบ่งงานว่าไม่ใช่การทิ้งงาน แต่เป็นการเรียกคืนเวลาของคุณ เป็นโอกาสของคุณที่จะจัดสรรเวลาในแต่ละวันของคุณไปสู่การคิดเชิงกลยุทธ์ การตัดสินใจในระดับสูง และการดูแลการเติบโตของทีมและองค์กรของคุณ