คุณอาจคิดว่าคุณสามารถจัดการงานต่างๆ ได้ดีแล้ว แต่หนังสือ ‘Getting Things Done’ ของ David Allen นำเสนอวิธีการที่เปลี่ยนแปลงการทำงานของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบของ Allen ไม่ใช่แค่การทำลิสต์ แต่เป็นการเก็บรวบรวม ชี้แจง และจัดระเบียบทุกงาน แล้วทำการทบทวนอย่างสม่ำเสมอ วิธีการนี้รวมถึงกลยุทธ์ที่ใช้งานได้จริงเช่น กฎสองนาทีและกระบวนการทบทวนรายสัปดาห์ ซึ่งสามารถลดภาระทางจิตใจได้อย่างมาก สนใจว่าขั้นตอนเหล่านี้สามารถเปลี่ยนแปลงการทำงานของคุณได้อย่างไร? ยังมีอีกมากมายที่ควรสำรวจเพื่อทำให้การจัดการงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น
สารบัญ
5 ข้อคิดดีๆจากหนังสือ “Getting Things Done” โดย David Allen:
- “ความสำเร็จมาจากการทำสิ่งเล็กๆที่ต้องทำให้เรียบร้อยอย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่จากการทำสิ่งที่ยิ่งใหญ่ในคราวเดียว”
- “การจัดระเบียบไม่ใช่แค่การทำให้พื้นที่ทำงานดูเรียบร้อย แต่คือการทำให้ความคิดของคุณมีความชัดเจน”
- “การเริ่มต้นที่ดีคือการเก็บรวบรวมทุกสิ่งที่คุณต้องทำลงในที่เดียวกัน เพื่อให้คุณสามารถมองเห็นภาพรวมและตัดสินใจได้อย่างชัดเจน”
- “คุณจะพบว่าความเครียดของคุณลดลง เมื่อคุณได้ทบทวนและวางแผนงานของคุณอย่างสม่ำเสมอ”
- “การกระทำที่เล็กน้อยแต่ทำอย่างต่อเนื่องจะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ยิ่งใหญ่”
วิธีการ GTD
วิธีการ GTD ที่พัฒนาโดยผู้เชี่ยวชาญด้านการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน David Allen ให้กรอบการทำงานที่ชัดเจนในการเก็บรวบรวมและจัดระเบียบงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ คุณจะพบว่ามันช่วยแยกแยะงานให้เป็นขั้นตอนที่จัดการได้ง่ายขึ้น ทำให้คุณสามารถติดตามทุกสิ่งได้อย่างง่ายดาย
ใน GTD คุณเริ่มต้นด้วยการชี้แจงว่างานใดที่ต้องทำ นี่หมายถึงการระบุงานของคุณและแยกแยะออกเป็นงานที่สามารถทำได้จริง เมื่อคุณรู้ว่าสิ่งที่ต้องทำคืออะไร คุณสามารถจัดหมวดหมู่งานแต่ละอย่างตามความสำคัญและบริบท ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่เพียงแค่ทำลิสต์งานแบบสุ่ม แต่จะจัดระเบียบงานในแบบที่สมเหตุสมผลสำหรับการทำงานและตารางเวลาของคุณ
จากนั้นคุณจะได้เรียนรู้วิธีการทบทวนและตรวจสอบงานของคุณอย่างสม่ำเสมอ Allen เน้นความสำคัญของการทบทวนรายสัปดาห์เพื่อให้คุณยังคงมีสมาธิและติดตามความคืบหน้า ในระหว่างการทบทวนนี้ คุณจะอัปเดตลิสต์งานของคุณ ทบทวนความสำคัญและทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น เพื่อให้ระบบของคุณยังคงทันสมัยและตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงได้
การเก็บรวบรวมงานของคุณ
เพื่อเริ่มต้นการเก็บรวบรวมงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ ให้รวบรวมทุกอย่างที่ต้องการความสนใจของคุณลงในระบบที่คุณไว้วางใจ ซึ่งหมายถึงการเก็บรวบรวมทุกงาน ความคิด และข้อผูกพันจากสมองของคุณ อีเมล จดหมายทางกายภาพ และแหล่งข้อมูลอื่น ๆ ใช้เครื่องมือเช่น สมุดบันทึก แอพ หรือผู้จัดการงานดิจิตอลเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรหลุดลอยไป
กุญแจสำคัญคือการเก็บรวบรวมทุกอย่างทันทีที่มันเข้ามาในใจของคุณ อย่ารอหรือตั้งใจจำ ให้จดบันทึกหรือป้อนลงในระบบของคุณทันที นิสัยนี้จะช่วยลดความยุ่งเหยิงทางจิตใจและให้คุณภาพรวมที่ชัดเจนของสิ่งที่ต้องทำ
ต่อไป ให้สร้าง “กล่องรับ” เฉพาะสำหรับพื้นที่ต่าง ๆ ในชีวิตของคุณ คุณอาจมีกล่องรับสำหรับเอกสารทางกายภาพ กล่องรับดิจิตอลสำหรับอีเมล และแอพบันทึกสำหรับความคิดเร็วๆ การทำให้การรับข้อมูลของคุณเป็นศูนย์กลางจะทำให้กระบวนการเก็บรวบรวมง่ายขึ้นและทำให้สามารถจัดการงานได้ง่ายขึ้นในภายหลัง
อย่ากังวลเรื่องการจัดระเบียบงานในขั้นตอนนี้ เป้าหมายคือการเอาทุกอย่างออกจากหัวของคุณและลงในระบบที่คุณไว้วางใจ หลังจากนั้นคุณจะชี้แจงและจัดระเบียบงานเหล่านี้ แต่ในตอนนี้ให้เน้นที่การเก็บรวบรวมให้ถูกต้องและสม่ำเสมอ
การชี้แจงงานของคุณ
การชี้แจงงานของคุณหมายถึงการแยกแยะแต่ละรายการในกล่องรับของคุณเพื่อทำความเข้าใจว่าสิ่งที่ต้องทำคืออะไร เมื่อคุณเก็บรวบรวมงาน อาจมีความคลุมเครือหรือไม่ชัดเจน ดังนั้นจึงจำเป็นต้องระบุขั้นตอนที่สามารถทำได้จริงเพื่อทำให้งานเหล่านี้จัดการได้ง่ายขึ้นและชัดเจนมากขึ้น เริ่มต้นด้วยการถามตัวเอง: ขั้นตอนถัดไปคืออะไร? หากรายการใดต้องการความคิดมากขึ้น ให้แยกออกเป็นขั้นตอนย่อย ๆ ที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น
นี่คือวิธีการชี้แจงงานของคุณ:
- ระบุผลลัพธ์: กำหนดว่าสิ่งที่คุณต้องการบรรลุด้วยแต่ละงานคืออะไร เช่น เป็นการโทรศัพท์ รายงาน หรืออีเมล?
- กำหนดการกระทำถัดไป: ระบุขั้นตอนถัดไปที่ต้องทำทันที เช่น การเขียนร่างอีเมลหรือการค้นคว้าหัวข้อ
- จัดหมวดหมู่รายการที่ไม่ต้องดำเนินการ: บางรายการอาจเป็นเพียงความคิดหรือข้อมูล ตัดสินใจว่าควรเก็บไว้ที่ไหน หยุดไว้ชั่วคราว หรือทิ้ง
- มอบหมายถ้าจำเป็น: หากงานไม่ใช่ของคุณที่จะทำ ให้มอบหมายให้กับบุคคลหรือทีมที่เหมาะสม
การจัดระเบียบงานของคุณ
เมื่อคุณได้ชี้แจงงานของคุณแล้ว จำเป็นต้องจัดระเบียบในระบบที่เหมาะสมสำหรับคุณ David Allen แนะนำให้จัดหมวดหมู่งานเป็นขั้นตอนที่สามารถทำได้และสร้างลิสต์ที่สะท้อนถึงธรรมชาติของงาน เริ่มต้นด้วยการแยกแยะงานของคุณเป็นหมวดหมู่ต่าง ๆ เช่น ‘การกระทำถัดไป’ ‘โครงการ’ ‘รอคอย’ ‘สักวัน/บางที’ และ ‘อ้างอิง’ ด้วยวิธีนี้ คุณจะรู้ว่าต้องทำอะไรต่อไปและการกระทำที่จำเป็นต่อไปคืออะไร
ใช้เครื่องมือที่เหมาะกับชีวิตประจำวันของคุณ ไม่ว่าจะเป็นแอพดิจิตอลหรือผู้จัดการงานทางกายภาพ กุญแจสำคัญคือให้ระบบของคุณสามารถเข้าถึงได้ง่ายและอัปเดตอย่างต่อเนื่อง
เมื่อจัดระเบียบ ให้วางงานที่สามารถทำได้รวดเร็วในลิสต์ ‘การกระทำถัดไป’ โครงการระยะยาวควรถูกแยกออกเป็นขั้นตอนย่อยและวางในลิสต์ ‘โครงการ’ รายการที่รอคอยข้อมูลจากผู้อื่นจะถูกวางในลิสต์ ‘รอคอย’ ในขณะที่งานที่ไม่เร่งด่วนหรือเป็นเป้าหมายระยะยาวควรถูกวางในลิสต์ ‘สักวัน/บางที’
ทบทวนลิสต์เหล่านี้อย่างสม่ำเสมอเพื่อให้ระบบของคุณเป็นปัจจุบันและสามารถดำเนินการได้ โดยการจัดระเบียบงานแบบนี้ คุณจะลดความยุ่งเหยิงทางจิตใจและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน คุณจะมีภาพรวมที่ชัดเจนของสิ่งที่ต้องทำ ทำให้สามารถมุ่งเน้นที่การทำงานให้เสร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การทบทวนอย่างสม่ำเสมอ
การทบทวนงานของคุณอย่างสม่ำเสมอช่วยให้คุณคงความสอดคล้องกับเป้าหมายของคุณและปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลง การกำหนดเวลาสำหรับการทบทวนรายสัปดาห์เป็นสิ่งสำคัญ เพื่อทบทวนโครงการ งาน และความคืบหน้าโดยรวม การทบทวนนี้จะช่วยให้คุณจับงานที่พลาดไป อัปเดตความสำคัญ และรักษาแรงจูงใจ
เพื่อทำให้การทบทวนรายสัปดาห์มีประสิทธิภาพ ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้:
- รวบรวมและประมวลผล: รวบรวมเอกสาร กระดาษโน้ต และสิ่งเตือนความจำทั้งหมดให้เป็นที่แน่นอนว่าทุกงานและความคิดได้ถูกเก็บรวบรวมในระบบของคุณ
- ทบทวนลิสต์ของคุณ: ดูลิสต์โครงการ การกระทำถัดไป และรายการปฏิทินที่กำลังจะมาถึง ยืนยันว่าพวกมันเป็นปัจจุบันและสมบูรณ์
- ตั้งค่าความสำคัญ: ระบุงานและโครงการที่สำคัญที่สุดสำหรับสัปดาห์ที่จะมาถึง ปรับแผนของคุณตามข้อมูลใหม่หรือการเปลี่ยนแปลง
- ทบทวนและวางแผน: ใช้เวลาสักครู่ในการคิดว่าสิ่งใดที่ทำงานได้ดีและสิ่งใดที่ไม่ดี ปรับปรุงแนวทางของคุณตามความจำเป็น
การลงมือทำ
เมื่อคุณได้จัดระเบียบและทบทวนงานของคุณแล้ว ถึงเวลาที่จะลงมือทำ เริ่มต้นด้วยการดูรายการงานของคุณและระบุงานที่สอดคล้องกับบริบทปัจจุบันของคุณ เวลาที่มี และระดับพลังงาน ขั้นตอนนี้จะช่วยให้คุณทำงานที่เป็นไปได้และมีประสิทธิภาพในขณะนั้น
จัดลำดับความสำคัญของงานตามความสำคัญและความเร่งด่วน ด้วยวิธีนี้คุณสามารถเน้นที่กิจกรรมที่มีผลกระทบสูงซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายของคุณได้อย่างเต็มที่ สิ่งสำคัญคือต้องแบ่งโครงการใหญ่เป็นการกระทำย่อย ๆ ที่จัดการได้ง่าย วิธีนี้จะช่วยให้คุณไม่รู้สึกท่วมท้นและทำให้ติดตามความก้าวหน้าได้ง่ายขึ้น
จงยืดหยุ่นและปรับแผนของคุณตามความจำเป็น ชีวิตนั้นคาดเดาไม่ได้ บางครั้งคุณจะต้องปรับเปลี่ยนลำดับความสำคัญหรือทำงานที่ไม่คาดคิด รักษาความยืดหยุ่นในใจและเตรียมพร้อมที่จะปรับตัว
การลงมือทำยังหมายถึงการกำจัดสิ่งรบกวน สร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีสมาธิโดยการปิดการแจ้งเตือนและตั้งเวลาที่เจาะจงสำหรับการทำงานที่ไม่ถูกขัดจังหวะ เวลาที่มุ่งมั่นนี้จะช่วยให้คุณทำงานได้มากขึ้นในเวลาน้อยลง
กฎสองนาที
กฎสองนาทีสามารถเพิ่มผลผลิตของคุณอย่างมากโดยการกระตุ้นให้คุณจัดการกับงานที่ใช้เวลาไม่เกินสองนาทีในทันที หลักการที่ง่ายแต่ทรงพลังนี้จะช่วยให้คุณไม่ให้มีงานเล็ก ๆ กองอยู่และทำให้คุณรู้สึกท่วมท้น
เมื่อคุณพบงานใหม่ ให้ถามตัวเองว่าสามารถทำเสร็จภายในสองนาทีได้หรือไม่ หากคำตอบคือใช่ ให้ทำทันที ด้วยวิธีนี้คุณจะล้างงานเล็ก ๆ ออกจากรายการและรักษาความมุ่งมั่นในการทำงานที่สำคัญกว่า
นี่คือวิธีการใช้กฎสองนาทีอย่างมีประสิทธิภาพ:
- การตอบอีเมล: ตอบอีเมลที่ต้องการคำตอบง่าย ๆ อย่างรวดเร็ว วิธีนี้จะช่วยให้กล่องขาเข้าเรียบร้อยและป้องกันไม่ให้มีคำถามเล็ก ๆ กองอยู่
- การจัดเก็บเอกสาร: หากคุณต้องการจัดเก็บเอกสาร ให้ทำทันที วิธีนี้จะช่วยให้พื้นที่ทำงานเรียบร้อยและทำให้เอกสารสำคัญหาง่ายขึ้นในภายหลัง
- การโทรสั้น ๆ: ทำการโทรสั้น ๆ ที่ใช้เวลาน้อยกว่าสองนาที เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดการการสื่อสารที่สั้นได้อย่างรวดเร็ว
- งานง่าย ๆ: ทำงานเล็ก ๆ เช่น รดน้ำต้นไม้ เติมลวดเย็บกระดาษ หรือจดบันทึกสั้น ๆ งานเหล่านี้ง่ายที่จะทำให้เสร็จและช่วยให้สภาพแวดล้อมของคุณเป็นระเบียบ
การตั้งบริบท
เมื่อคุณได้เชี่ยวชาญกฎสองนาทีแล้ว การตั้งบริบทสามารถทำให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการจัดกลุ่มงานที่คล้ายกันเข้าด้วยกัน บริบทคือหมวดหมู่ที่สอดคล้องกับสภาพแวดล้อมการทำงานหรือเครื่องมือของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีบริบทเช่น “@คอมพิวเตอร์,” “@โทรศัพท์,” หรือ “@ธุระ” โดยการจัดงานแบบนี้ คุณสามารถจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นตามสถานที่หรือทรัพยากรที่คุณมีอยู่
จินตนาการว่าคุณนั่งอยู่ที่โต๊ะทำงานของคุณพร้อมกับคอมพิวเตอร์ แทนที่จะต้องดูรายการสิ่งที่ต้องทำทั้งหมด คุณจะมุ่งเน้นที่งานในบริบท “@คอมพิวเตอร์” วิธีนี้จะลดการเปลี่ยนแปลงทางจิตระหว่างงานประเภทต่าง ๆ และช่วยให้คุณรักษาการไหลของงานได้อย่างต่อเนื่อง
ในการตั้งบริบท เริ่มต้นด้วยการระบุหมวดหมู่ที่เหมาะสมกับงานและชีวิตของคุณ คิดถึงสถานที่ที่คุณใช้เวลาและเครื่องมือที่คุณใช้บ่อย ๆ จัดเรียงงานของคุณตามนั้น เมื่อคุณออกไปนอกสถานที่ คุณสามารถเปิดลิสต์ “@ธุระ” และทำงานหลายอย่างในครั้งเดียว
การจัดกลุ่มงานตามบริบทไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดเวลา แต่ยังลดภาระทางจิตใจ ช่วยให้คุณมีสมาธิและทำงานได้มากขึ้นโดยมีความเครียดน้อยลง
กระบวนการทบทวนรายสัปดาห์
การทบทวนรายสัปดาห์จะช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าและรักษาระบบการทำงานให้ทันสมัย ขั้นตอนนี้มีความสำคัญในการรักษาความชัดเจนและการควบคุมงานของคุณ
นี่คือวิธีการทบทวนรายสัปดาห์อย่างมีประสิทธิภาพ:
- รวบรวมกระดาษและวัสดุที่หลวม: เริ่มต้นด้วยการรวบรวมกระดาษ, ใบเสร็จ, และโน้ตที่สะสมในสัปดาห์ เพื่อไม่ให้อะไรหลุดรอดไป
- ประมวลผลกล่องขาเข้า: ผ่านอีเมล, กล่องขาเข้าทางกายภาพ, และจุดรับข้อมูลอื่น ๆ ตัดสินใจในแต่ละรายการว่าจะทำอย่างไร เช่น ดำเนินการ, ทิ้ง, หรือเลื่อนเวลา
- อัปเดตลิสต์ของคุณ: ทบทวนลิสต์โครงการ, การกระทำถัดไป, และรายการที่รอคอย ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานทั้งหมดเป็นปัจจุบัน, สมบูรณ์, และสะท้อนถึงความสำคัญที่แท้จริงของคุณ
- ทบทวนปฏิทินของคุณ: มองย้อนกลับไปในสัปดาห์ที่ผ่านมาเพื่อหางานที่พลาดไปและเตรียมตัวสำหรับงานที่กำลังจะมาถึง วิธีนี้จะช่วยให้คุณเตรียมตัวและปรับแผนของคุณตามความเหมาะสม
เครื่องมือและทรัพยากร
เมื่อคุณเสร็จสิ้นการทบทวนรายสัปดาห์แล้ว คุณจะได้รับประโยชน์จากการใช้เครื่องมือและทรัพยากรต่าง ๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับระบบการทำงานของคุณ David Allen เน้นว่าเครื่องมือที่คุณใช้นั้นควรเพิ่มประสิทธิภาพของคุณมากกว่าที่จะทำให้กระบวนการทำงานของคุณซับซ้อน
สำหรับหลายคน เครื่องมือดิจิทัลเช่นแอพจัดการงาน (เช่น Todoist, Asana) และแอพปฏิทิน (เช่น Google Calendar) นั้นขาดไม่ได้ เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้คุณเก็บรวบรวมงาน ตั้งการเตือนความจำ และจัดระเบียบตารางเวลาของคุณได้อย่างราบรื่น
อย่าประมาทพลังของเครื่องมือที่เรียบง่ายเช่นกัน กล่องรับทางกายภาพ แฟ้มที่มีป้ายกำกับ และสมุดบันทึกที่เชื่อถือได้สามารถมีประสิทธิภาพอย่างมากในการจัดการงานและโครงการของคุณ กุญแจสำคัญคือการใช้เครื่องมือเหล่านี้อย่างสม่ำเสมอในการเก็บรวบรวมความคิด, งาน, และข้อผูกพันทุกอย่างที่มาทางคุณเพื่อไม่ให้อะไรหลุดรอดไป
โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์เช่น Dropbox หรือ Google Drive ช่วยให้คุณเก็บเอกสารของคุณจากที่ใดก็ได้ ทำให้เก็บเอกสารอ้างอิงได้ง่าย นอกจากนี้เครื่องมือการสร้างแผนผังความคิดเช่น MindMeister สามารถช่วยคุณในการระดมความคิดและร่างโครงการที่ซับซ้อน
สรุปหนังสือ: THE ONLY INVESTMENT GUIDE YOU’LL EVER NEED คู่มือการลงทุนเดียวที่คุณต้องการ
สรุป
โดยการนำวิธีการ GTD มาใช้ คุณจะทำให้การจัดการงานของคุณเป็นระเบียบและเพิ่มประสิทธิภาพ เก็บรวบรวม ชี้แจง และจัดระเบียบงานของคุณเพื่อลดภาระทางจิตใจ
จำไว้ว่าให้ทบทวนอย่างสม่ำเสมอและใช้กฎสองนาทีสำหรับงานที่ง่าย ตั้งบริบทและทำการทบทวนรายสัปดาห์เพื่อให้อยู่ในแนวทางที่ถูกต้อง
ใช้เครื่องมือดิจิทัลและทางกายภาพเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการทำงานของคุณ การนำกลยุทธ์เหล่านี้มาใช้จะช่วยให้คุณจัดระเบียบและบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
อ้างอิงจาก
https://todoist.com/productivity-methods/getting-things-done
ติดต่อรับทำ SEO กับ OneGo
เพิ่มอันดับเว็บไซต์ของคุณด้วยบริการรับทำ SEO คุณภาพและ SEO สายเทา จากทีมงานผู้เชี่ยวชาญ OneGo